電話応対サービス

オフィステリアでは、常駐の受付秘書スタッフが御社宛の電話に対し御社スタッフとしてきめ細やかな電話応対を致します。貴社名での電話の応対は勿論のこと、メンバー様ごとのスケジュールに合わせて取り次ぎや転送、メッセージ預かりを致します。すべてのお電話に応対するフルタイムの応対は勿論、不在時のみの応対や会議中やお打ち合わせ中のスポットでの電話応対もご利用可能ですので、ニーズに合わせてサービスをご利用いただくことにより業務をより円滑に行っていただけます。ご希望により、スタッフによる電話応対は全て録音されますので、24時間どこからでもご確認が可能です。また、お預かりしたメッセージは、お電話・メール・FAXなど、ご希望の方法にてご連絡差し上げます。お電話の用件ごとに該当するメンバー様に振り分けてお取次ぎ致しますので、部門の細分化は勿論、カスタマーセンターとしてのご利用も可能です。独自のシステムを導入しておりますので、企業様ごとのご要望に合わせた電話応対方法のカスタマイズは勿論のこと、どのような状況でも電話を取りこぼすことなく、業務に集中していただけます。

電話応対サービスは、大事なビジネスの機会である電話の取りこぼしリスクをなくすだけではなく、日々の業務の中で電話に初期応対する手間の部分をオフィステリア受付秘書スタッフにお任せいただくことで、より業務に集中していただける環境作りをサポートするサービスです。貴社のスタッフとして貴社名で応対することによる対外的なビジネスの信頼性の向上はもとより、営業電話のお断りや案件ごとにご担当者様にお電話を振り分けることによる業務効率の向上がメリットとして挙げられます。

特に営業で不在がちな事業者様や、専門的な要件での来電が多く初期対応が非常に重要な業種のお客様などの電話の取りこぼしによる機会損失は計り知れません。また、単純な初期対応のみの電話応対ではなく、独自開発のCTIシステムを利用した会員様ごとのご希望に沿った正確な電話応対を行うことにより、クライアント様からの会員様に対する信頼度向上に大きく寄与いたします。常駐受付秘書スタッフに電話応対業務を外注化することにより、人件費を大幅に削減可能です。

会員様がオフィスを不在にされている場合も、受付秘書から会員様の携帯電話や貴社支店など事前にご指定いただいた電話番号へ電話をお繋ぎすることが可能です。その際、会員様と受付秘書スタッフの通話が始まり、どなたからどのようなご用件でお電話がかかっているかお伝えいたします。この間、会員様にお電話をされたお客様は保留状態でお待ちいただいております。会員様からお繋ぎするよう指示を頂いた場合は、即座に会員様とお客様との間で通話が始まります。会員様が電話にお出になられない場合は、再度受付秘書がお客様との通話に戻り、不在の旨をお伝えしご用件をお伺い致します。メールや電話・FAXなど、会員様のご希望の方法で来電報告を致します。通常のオフィス内での電話の取り次ぎ同様の電話取次が可能なだけではなく、会員様がオフィス内外を問わず、どこにおられてもクライアント様に電話を掛け直すというタイムラグ無しにスムーズに商談を進めることが可能です。 また、ご希望により、すべての応対内容をボイスメールにて保存することが可能ですので、伝達漏れやミスなどの心配はございません。24時間、外出先どちらからもボイスメールをご確認頂けます。

オフィステリアでは、すべてのサービスオフィス会員様・「アドレス」タイプ以外のすべてのバーチャルオフィス会員様に、専用電話番号1番号を契約時にお渡しいたします。この専用電話番号を貴社の代表電話番号としてご利用いただく場合は、会員様側で一切設定することなしに、契約後速やかに電話応対サービスをご利用頂けます。
既存の電話番号を利用し、不在時のみの電話応対サービスをご利用いただく場合に限り、会員様自身によるNTTのボイスワープ(または類似の各通信キャリア会社のサービス)登録が必要となります。転送先を、オフィステリアが発行する専用電話番号に設定していただくだけで、すぐに電話応対サービスをご利用頂けます。

オフィステリアの電話応対サービスは、平日月曜から金曜日のA.M.9:00〜P.M.17:30となっております。受付営業時間外や休日のお電話はご希望の電話番号に自動転送設定いたしますので、会員様自身でお電話対応して頂くことになります。また、時間外や休日の電話対応が必要ない会員様に対しましては、営業時間外の電話には「営業時間外」の旨のナレーションを流し留守番電話設定を行う事も可能です。転送設定は曜日毎、時間帯毎など細かく転送先電話番号を設定する事が可能です。急な転送設定先の変更がございましても、ご連絡頂いたその場で直ぐに設定の変更が可能です。時間外や休日のご案内などのナレーションは、会員様のご要望通りに受付秘書スタッフが設定させて頂きます。

電話応対方法に関しての違いは一切ございません。サービスオフィス会員様であれば、在室時は内線でお取次を致しますが、バーチャルオフィス会員様や外出中のサービスオフィス会員様であっても、来電時にはご指定の電話番号へお電話をお繋ぎするシステムを導入しております。会員様の所在を問わず、全てのお電話に対しご対応頂く事が可能ですので、急な案件やお問合せ等に対し、スピーディーに担当レベルでの対応が可能となり、業務効率・信頼度を大幅に向上して頂けます。